6 SAVJETA ZA IZRADU PRAVILNIKA O POSTUPKU UNUTARNJEG PRIJAVLJIVANJA NEPRAVILNOSTI

Gotovo sve hrvatske tvrtke i organizacije, s ciljem simplificiranog zadovoljavanja zakonske obveze, čine veliku grešku pa izradi Pravilnika pristupaju na taj način da točke Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti doslovno prepisuju i kopiraju u svoj interni Pravilnik. Tu i tamo malo promijene redoslijed članaka ili izričaj pa Pravilnici nevjerojatno sliče jedan drugome, zanemarujući činjenicu da svaka organizacija ima svoje specifičnosti i da nema „one size fits all“ rješenja. Takvim se neupotrebljivim Pravilnicima tvrtke i organizacije usklađuju sa zakonima i time izbjegavaju kaznu od 10.000 kuna (koju možda nikad neće morati platiti), ali istovremeno podupiru daljnje jačanje i pojavu nepravilnosti u vlastitim redovima, a prijavitelje obeshrabruju u njihovim internim prijavama. Sve to, u kasnijim fazama nakon što prijavitelji posegnu za vanjskim prijavama (pučkoj pravobraniteljici ili javnim razotkrivanjem), može rezultirati višestruko većim troškovima i štetom, gubitkom reputacije i imidža te egzistencijalnom ugrozom same organizacije.

Zato, s ciljem izrade učinkovitog Pravilnika o postupku unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti, pobrinite se da:

1. Pravilnikom osigurate jasnu komunikaciju i edukaciju svih zaposlenika o sustavu unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti te politikama i vrijednostima organizacije koje podupiru taj sustav
2. Pravilnik sadrži sve informacije o unutarnjem prijavljivanju i raspoloživim kanalima za prijavljivanje (uključujući i one izvan organizacije)
3. Putem Pravilnika jasno i nedvosmisleno prijavitelje upoznate na koji su sve način zaštićeni Zakonom i kako se to oslikava na pravila i politike u organizaciji
4. Dio Pravilnika opsežno uređuje proces same prijave putem raspoloživih kanala za prijavljivanje
5. Pravilnik sadrži primjere nepravilnosti koje su predmet obuhvata po Zakonu o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, a što spada pod anomalije ili nepravilnosti neke druge vrste
6. Pravilnikom naglasite prekršajne odredbe i kazne za one koji se ne pridržavaju Pravilnika

Osnova Pravilnika je jasna komunikacija i edukacija prijenos informacija prema radnom okruženju

Prema Zakonu, poslodavac se ne smije osvećivati, pokušavati osvećivati ili prijetiti osvetom prijavitelju nepravilnosti, povezanim osobama, povjerljivoj osobi i njezinu zamjeniku zbog prijavljivanja nepravilnosti odnosno javnog razotkrivanja te mora zaštititi prijavitelja od osvete i poduzeti nužne mjere radi zaustavljanja osvete i otklanjanja njezinih posljedica. U tom smislu, Pravilnikom valja osigurati da sve osobe iz radnog okruženja (dakle, ne samo zaposlenici) budu upoznati sa tom činjenicom tj. zakonskom obvezom poslodavca, da znaju kako i kojim putem prijaviti nepravilnost te da u slučaju anonimne prijave ili javnog razotkrivanja imaju pravo na zaštitu (članak 12. Zakona). Pravilnikom ih, također, valja podsjetiti na vrijednosti kojima organizacija teži, kao i na moguće nepravilnosti važne i specifične za organizaciju.

Ne manje važno, Pravilnikom u prvi plan treba istaknuti definiciju i pozitivnu ulogu prijavitelja nepravilnosti u organizaciji, a koju se također preporučuje komunicirati u okviru odnosa s javnošću.

Informacije o nepravilnostima prijavitelji mogu dostaviti unutarnjim ili vanjskim kanalima prijavljivanja

Zakonska je obaveza svih poslodavaca koji zapošljavaju najmanje 50 radnika uspostaviti sustav unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti. Unutarnje prijavljivanje logičan je i najčešće prvi izbor prijavitelja, no prijavitelj uočenu nepravilnost može podnijeti i izravno nadležnom tijelu za vanjsko prijavljivanje (pučka pravobraniteljica) ili ju javno razotkriti (članak 23. i članak 26.). Pravilnikom to valja jasno i glasno, bez bojazni, istaknuti. Jer, ukoliko je sustav unutarnjeg prijavljivanja dobro ustrojen, a Pravilnikom se isti definira, za očekivati je da prijavitelj nepravilnosti uvijek koristi internu prijavu pa poslodavcu daje šansu da, prema pravilima koje je sam uveo, otkloni nepravilnost daleko od očiju javnosti (dakle, u vlastitom interesu).

Jasno i nedvosmisleno navedite uvjete za zaštitu prijavitelja

Zakon štiti pojedince koji prijave nepravilnost te s njima povezane osobe (pomagače, srodnike, kolege, …). No, Pravilnikom je, pokušavajući biti jednostavan i izbjegavajući pravne formulacije, potrebno i važno naglasiti da prijavitelji nepravilnosti ostvaruju pravo na zaštitu predviđenu ovim Zakonom samo ako su imali opravdan razlog vjerovati da su prijavljene ili javno razotkrivene informacije o nepravilnostima istinite u trenutku prijave ili razotkrivanja te da su te informacije obuhvaćene područjem primjene ovoga Zakona (uključujući i nepravilnosti koje se odnose na odredbe nacionalnog prava ako se takvim kršenjem ugrožava i javni interes) te ako su podnijeli prijavu u skladu s odredbama ovoga Zakona sustavom unutarnjeg ili vanjskog prijavljivanja nepravilnosti ili su javno razotkrili nepravilnost (članak 12. Zakona). Također, isto treba učiniti i za povezane i povjerljive osobe koje imaju pravo na zaštitu ako učine vjerojatnim da je prema njima počinjena ili pokušana osveta, ili im se prijetilo osvetom zbog povezanosti s prijaviteljem nepravilnosti ili im se prijetilo osvetom zbog zaprimanja prijave o nepravilnosti odnosno postupanja po zaprimljenoj prijavi (članak 11. Zakona).

Detaljno opišite proces prijavljivanja

Prilikom izrade Pravilnika opišite što podrazumijeva unutarnje prijavljivanje nepravilnosti, koji je postupak unutarnjeg prijavljivanja nepravilnosti, kako se postupa po prijavi te zašto je unutarnje prijavljivanje važno. Između ostalog, pojasnite:

a) Koji su sigurni interni kanali?

Identitet prijavitelja, odnosno podaci na osnovi kojih se može otkriti njegov identitet te drugi podaci koji su navedeni u prijavi nepravilnosti moraju biti dostupni isključivo osobama koje su zadužene za primanje takvih prijava i njihovu daljnju obradu te isti moraju ostati zaštićeni. Također, preporuka je omogućiti anonimno prijavljivanje. Kanali koji omogućavaju poštivanje spomenutih načela mogu se smatrati sigurnim (npr. prijava putem neovisnog softverskog sustava u oblaku), uz napomenu da prijave putem standardne email komunikacije, telefonom ili pismenim putem ne spadaju u kanale visoke razine sigurnosti.

b) Tko će primati izvješća?

Politika prijavljivanja zviždača mora sadržavati informaciju o tome tko će zaprimiti prijavu, tko će postupati po prijavi i tko bi mogao imati pristup informacijama u prijavi. Pravilnik također treba sadržavati precizne informacije o procesu unutarnjeg prijavljivanja i što prijavitelj može očekivati ​​nakon podnošenja prijave. Sukladno Zakonu, poslodavac treba prijavitelju nepravilnosti potvrditi primitak prijave u roku od sedam dana od dana primitka prijave, a povratnu informaciju o prijavi najkasnije u roku od tri mjeseca. Valja napomenuti da se taj rok nažalost ne odnosi na ishod ispitivanja prijave, jer Zakon taj rok ne propisuje.

c) Kakve povratne informacije prijavitelj može očekivati?

Prijavitelj nepravilnosti uvijek ima pravo dobiti povratnu informaciju o prijavi, čak i ako nije moguće otkriti pojedinosti o istrazi, primjerice zbog zakonskih prepreka. Pravilnik ili politika o unutarnjem prijavljivanju može uključivati ​​primjere odgovarajućih povratnih informacija, kao što je kontaktiranje prijavitelja (npr. traženje dodatnih informacija anonimno, putem neovisnog sustava za prijavu, obavijest o provedenoj istragi ili obavijest o statusu ili mogućim mjerama).

Ako prijavitelj nepravilnosti rijetko dobiva ažurirane povratne informacije nakon podnesene prijave, za očekivati je da izgubi povjerenje u organizaciju i unutarnji sustav prijavljivanja te prijavu podnese pučkoj pravobraniteljici ili javno razotkrije nepravilnost.

Definirajte što može biti predmetom prijave

Predmet prijave tj. područje primjene definirano je Zakonom. U tom smislu, Zakonom se propisuje zaštita osoba koje prijavljuju nepravilnosti koje se odnose na područja javne nabave, financijskih usluga, proizvoda i tržišta te sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma, sigurnosti i sukladnosti proizvoda, sigurnosti prometa, zaštite okoliša, sigurnosti hrane, javnog zdravlja, zdravlja i dobrobiti životinja, zaštite potrošača, zaštite privatnosti i osobnih podataka te sigurnosti mrežnih i informacijskih sustava, itd…

Uz to, područje primjene obuhvaća i druge odredbe nacionalnog prava ako se takvim kršenjem ugrožava javni interes.

Ne manje važno, poslodavci bi trebali poticati korištenje unutarnjeg sustava prijavljivanja i u slučajevima kada se to ne zahtijeva pravom Unije ili nacionalnim pravom tj. u slučajevima koji se tiču internih pravila i politika koje poslodavac smatra važnim za njegovo poslovanje. Takav bi pristup trebao doprinijeti poticanju kulture dobre komunikacije i korporativne društvene odgovornosti poslodavaca kod kojih se smatra da prijavitelji znatno doprinose samoregulaciji i izvrsnosti. Također, Pravilnikom bi valjalo propisati što ne može biti predmetom unutarnje prijave (npr. nezadovoljstvo poslom, pritužbe, međusobni odnosi zaposlenika) te kome se u tom slučaju obratiti (npr. direktor ili Služba za ljudske resurse). To će značajno smanjiti (nesvjesnu) zlouporabu sustava za unutarnje prijavljivanje. Sve ovo može se jasno istaknuti već u prvom koraku procesa prijave, u slučaju korištenja specijaliziranog digitalnog sustava za prijavu nepravilnosti (npr. Integrity Line).  

Izbjegavajte Pravilnik sa nultom tolerancijom

Ključno je imati ustanovljenu politiku unutarnjeg prijavljivanja koja predviđa i prekršajne odredbe. Ovo je osobito važno kada govorimo o manjim nedoličnim ponašanjima za što se ne bi trebale propisivati nerazumno teške kazne, jer bi to moglo odvratiti zaposlenike od prijave. No, precizne i razumne disciplinske mjere su itekako prihvatljive jer će rezultirati promjenom ponašanja zaposlenika.