Za organizacije i tvrtke koje imaju otvorenu organizacijsku kulturu od presudne je važnosti ponuditi više načina prijavljivanja za one koji dožive ili svjedoče nekoj vrsti nepravilnosti. Jedna od takvih opcija je dopustiti prijaviteljima da se izravno obrate povjerljivoj osobi.

Ako ste na bilo koji način uključeni u interakciju sa prijaviteljem nepravilnosti (npr. kao povjerljiva osoba ili član povjerenstva za istragu), evo pet korisnih savjeta kako pristupiti takvom razgovoru i kako ga maksimizirati.

1. POSTAVLJAJTE PRAVA PITANJA

Ovo se može činiti očitim i trivijalnim, ali ključno je da postavljanjem pravih pitanja dobijete što više korisnih informacija za kasniju istragu i izvješće. Naravno, važno je kada i gdje se nepravilnost dogodila (ili se događa), ali neophodno je i saznati ima li prijavitelj bilo kakve fizičke dokaze o nepravilnosti (npr. e-poštu, fotografije ili bilješke), zna li da je netko drugi svjedočio ili doživio nepravilnost ili ponašanje te kako je nepravilnost utjecala na prijavitelja (u okviru njegovog radnog okruženja) i izvan njega. Dobivanje što više informacija i dokaza iz povjerljivog razgovora „jedan na jedan“ pomoći će vam da stvorite sliku o tome što se dogodilo i da pokrenete istragu.

2. POKAŽITE EMPATIJU PREMA PRIJAVITELJIMA

Prijavitelji trebaju osjetiti i znati da je tvrtka (organizacija) na njihovoj strani tj. da ih cijeni, poštuje njihov čin i potiče u njihovoj namjeri prijave te da suosjeća s njihovom situacijom i načinom na koji je nepravilnost na njih utjecala (ili još uvijek utječe). Kao osoba kojoj su se obratili u vezi uočene nepravilnosti, vaše suosjećanje može značajno utjecati na to koliko pozitivno prijavitelji doživljavaju širu organizaciju. Također, tijekom razgovora možete naglasiti koliko ozbiljno organizacija shvaća uznemiravanje, diskriminaciju, maltretiranje, korupciju i druge oblike ponašanja koji nisu u skladu sa EU i domaćim zakonima i pravnim stečevinama (npr, zaštita okoliša), kao i da istaknete da takve anomalije protivne politici i vrijednostima organizacije.

3. UVJERITE PRIJAVITELJE DA SE OSVETA NEĆE TOLERIRATI

Ankete i trendovi pokazuju da je, s obzirom na previsoko postavljene poslovne ciljeve organizacija ili njihovo neetično vodstvo, pritisak na kompromitiranje zakona, politika i standarda veći nego ikad i da su stope osveta prijaviteljima povećane za 35% u odnosu na 2017. godinu. Stoga je važno uvjeriti prijavitelje da organizacija neće tolerirati osvetu, uključujući otkaz, degradaciju i neprofesionalno ponašanje kolega prema njima te da vam se prijavitelj može ponovo obratiti ako dođe do bilo kakvog čina osvete.

4. PODNESITE PRIJAVU ZA VRIJEME RAZGOVORA SA PRIJAVITELJEM

Iskoristite moment razgovora sa prijaviteljem i uz njegovu dozvolu (i samo u tom slučaju!) napravite prijavu. Važno je, dakle, da se prijavitelj osjeća ugodno prilikom takve zajedničke prijave i da nema osjećaj kao da ste ga vi nagovarali na čin prijave. U tom smislu, dobro je da potpiše izjavu da ste to učinili zajedno na njegov zahtjev. Također, ako govorimo o sigurnosti podataka u prijavi i mogućnosti da ostali zaposlenici saznaju za prijavu i prijavitelja (što generira moguću osvetu) imajte na umu da je prijava e-poštom manje sigurno i poželjno rješenje od npr. prijave putem sustava „Integrity Line“. Ukoliko je to moguće, neka prijava bude anonimna (u tom slučaju samo vi i prijavitelj znate za prijavu).

5. OSTANITE U KONTAKTU SA PRIJAVITELJEM

Prije nego što završite razgovor sa prijaviteljima, svakako ih pitajte bi li im odgovaralo da ostanete u kontaktu (pogotovo u slučaju kada su samo skrenuli pažnju na nepravilnost, no nisu podnijeli službenu prijavu). U slučaju da je prijava podnesena, važno je da ih obavijestite o tome kako ide istraga ili što je organizacija poduzela nakon njihove prijave. Jer, prijavitelji se osjećaju prevareno ako nemaju povratne informacije i je li istraga u tijeku (detalje nikako ne govorite) ili jesu li već provedene neke promjene. Imajte na umu da, ako smatra da unutarnje prijavljivanje nije urodilo plodom i rezultiralo pozitivnim pomacima, prijavitelj može posegnuti za vanjskim prijavljivanjem ili javnim razotkrivanjem (npr. u medijima ili na društvenim mrežama), što bi moglo biti štetno za reputaciju i status organizacije, interno i u javnosti.